skills id
12.jpg
Business

Mau Jadi EO Yang Sukses? Ini Tipsnya!

Skills.id - Untuk mengadakan sebuah acara, tantangan terberatnya adalah acara tidak selalu berjalan mulus sesuai rencana, dan sebagai event organizer (EO) kamu harus mampu mengatasinya.

 

Dalam beberapa tahun terakhir, persaingan dalam industri perencanaan acara atau EO telah meningkat karena selain permintaan pagelaran acara offline, akibat pandemi acara virtual online dari berbagai sektor semakin banyak. Maka semakin banyak pula tugas yang harus dijalani oleh EO profesional.

 

Namun, kamu selalu dapat menggunakan kemampuan, keahlian, dan pengalamanmu untuk berkembang dalam lingkungan yang kompetitif. Seorang EO yang sukses tidak pernah takut akan kompetisi, sebaliknya mereka akan fokus pada cara untuk meningkatkan keterampilannya.

 

Berikut ini tips utama yang harus kamu selalu ingat agar semuanya berjalan dengan baik dan kamu pun semakin baik dalam menjalani peranmu sebagai EO.

 

- Tentukan tujuan dan formatnya

Tampaknya cukup jelas tetapi ada baiknya memiliki pendekatan kritis untuk masalah ini. Rumuskan tujuan kamu sespesifik mungkin. Format acara akan tergantung pada konsepnya, waktu dan durasinya, pembagian peran dalam tim, tata letak aula, hingga katering, dan kualitas suara.

 

- Berikan perhatian yang cukup pada perencanaan

Rencana tersebut harus mencakup logistik, konten, dan promosi acara. Buat dokumen yang tersedia untuk seluruh tim di mana setiap anggota dapat melihat tugas anggota lain dan gambaran besarnya. Pertama, siapkan daftar tugas utama, lalu sempurnakan sedetail mungkin dalam bentuk langkah-langkah spesifik yang harus diselesaikan.

 

Penting untuk menentukan kerangka waktu dalam rencana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Ini sering diremehkan dan persiapan berjalan lebih lambat dari yang kamu harapkan.

 

Kamu bisa gunakan template Google ataupun program seperti Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek untuk perencanaan. Bahkan Excel sederhana tidak akan mengecewakanmu.

 

- Rancang anggaran dengan mempertimbangkan situasi yang tidak terduga

Lihatlah daftar tugas dan cerminkan semua dalam anggaran kamu. Perlu juga memikirkan cadangan jika terjadi situasi yang tidak terduga. Misalnya, ada insiden di tempat ketika hujan pada hari acara terbuka.

 

Kamu harus smampu bergerak cepat untuk segera mengubah lokasi dan mengangkut semua peralatan dan perabotan. Lebih baik memikirkan hal-hal seperti itu terlebih dahulu dan bersiaplah untuk itu secara finansial.

 

- Pikirkan dan siapkan detailnya

Jika kamu ingin mengejutkan tamu yang hadir, pikirkan semuanya hingga ke detail terkecil. Bagaimana mereka mendaftar, siapa yang akan menyapa peserta dan bagaimana caranya, musik apa yang akan diputar, apakah kamu bisa memiliki sudut foto yang menarik, bagaimana tampilan presentasi acara yang kamu buat dan bagaimana tim kamu harus berpakaian, sampai apa saja yang harus dilakukan saat istirahat.

 

Misalnya, saat pendaftaran, peserta dapat ditawari kesempatan untuk menghadiri kelas master singkat, bermain game, atau menonton video informasi.

 

Cobalah untuk mengejutkan orang dan menciptakan efek wow, melebihi harapan mereka dalam hal-hal yang paling biasa. Inilah yang akan menciptakan nuansa sebuah acara.

 

- Cek lokasi dan miliki plan B

Selalu periksa lokasi secara langsung sejak tahap seleksi. Pada saat yang paling tidak terduga bisa saja AC tidak berfungsi dengan baik di aula, tidak ada toilet untuk penyandang cacat atau peralatan tidak bisa melewati pintu. Karena itu, periksa masalah seperti itu sebelumnya.

 

Kamu mungkin berpikir bahwa situasi seperti itu tidak akan terjadi pada kamu, tetapi selalu yang terbaik adalah memiliki plan B dalam setiap event organizing.

 

- Alokasikan tanggung jawab

Pembagian tugas di antara anggota tim sangat penting tidak hanya pada tahap persiapan tetapi juga selama acara. Alokasikan tanggung jawab berdasarkan zona. Misalnya, seseorang bertanggung jawab untuk zona pendaftaran, orang lain untuk menyapa pembicara, orang yang berbeda untuk peralatan, untuk katering, komunikasi dengan pers, dll.

 

Setiap orang perlu memiliki zonanya sendiri yang harus dimiliki dan bertanggung jawab selama berlangsungnya acara. Berikan setiap anggota tim sebuah dokumen dengan tanggung jawab yang ditugaskan.

 

- Beritahu audiens tentang acaranya

Jangan remehkan waktu yang dibutuhkan untuk suksesnya promosi suatu acara. Jenis acara, audiens target, sumber daya internal, dan anggaran semuanya menentukan pendekatan pemasaran kamu. Saat memilih mitra media, fokuslah pada mereka yang menargetkan audiens.

 

Penting juga untuk membuat satu pesan utama yang akan disiarkan di semua saluran. Pastikan itu singkat dan secara akurat menyampaikan gagasan acara kepada audiens kamu.

 

- Perhatikan layanan

Pastikan tim EO kamu mengikuti bersikap ramah kepada peserta, pembicara, dan mitra. Cobalah untuk mengatasi masalah atau pertanyaan mereka dan memenuhi harapan mereka, bahkan jika kamu sedang merasa lelah dan tidak semuanya berjalan sesuai rencana.

 

Pada akhirnya selalu yang diingat orang adalah bagaimana mereka diperlakukan oleh EO dan suasananya. Bukan apa yang dikatakan pembicara di atas panggung.

 

- Lakukan final check 24 jam sebelum acara

Pastikan kamu telah memberi tahu peserta tentang cara menuju lokasi, mengundang semua tamu penting, dan menyiapkan materi cetak, konten audio dan video. Periksa apakah semua orang memahami tugas dan tanggung jawabnya dan apakah ruangan sudah siap. Untuk tujuan ini, kau dapat menyusun daftar periksa.

 

Pastikan untuk mencetak program acara, biarkan setiap anggota tim dan sukarelawan memiliki salinannya. Selain itu, berikan semua orang nomor telepon kontak utama untuk berkomunikasi satu sama lain jika terjadi keadaan darurat.

 

- Mintalah umpan balik

Kamu mungkin akan lelah dan bahagia setelah acara tersebut, tetapi akan sulit bagi kamu untuk memberikan penilaian yang objektif tentang bagaimana semuanya berjalan. Oleh karena itu, mintalah peserta untuk mengisi formulir evaluasi yang tercetak di akhir acara atau formulir online saat mereka tiba di rumah.

 

Minta mereka untuk menilai berbagai aspek acara mulai dari logistik, pembicara, lokasi, dan pekerjaan penyelenggara. Informasi ini akan membantu kamu menghindari kesalahan di masa mendatang dan meningkatkan kualitas EO kamu di masa depan.

 

Ikuti kursus EO untuk tingkatkan skill kamu

Nah, sudah tahu kan tips-tips untuk menjadi seorang EO yang sukses. Selain menjalani tips tersebut, kamu juga harus menambah keterampilan kamu, salah satu caranya kamu bisa mengikuti kursus.

 

Untuk kamu yang tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai bidang EO ini atau bahkan mau memulai karier di bidang EO, kamu perlu mengikuti workshop dari Skills.id. Di sini kamu akan diberikan pengajaran oleh trainer yang berprestasi dan berpengalaman di bidangnya, Theresia Lestari CFP, CPC, CBA, CPFM.

 

Kamu akan mendapat pelajaran tentang pemahaman mengenai EO, One Stop Service Agency EO, dan juga belajar tentang MICE (Meetings, Incetives, Conferences, and Exhibitions).

 

Selain itu kamu juga akan Belajar tentang Brand Activation dan mendalami tugas seorang EO yang harus melakukan riset, design, membuat proposal, mengorganisasi tim dan acara, hingga koordinasi dan kerjasama serta evaluasi.

 

Trainer dari Skills.id Theresia Lestari CFP, CPC, CBA, CPFM, (Coach & Trainer). Ia merupakan pendiri Komunitas CLTC, sebuah praktisi bisnis, keuangan dan sosial yang secara profesional melakukan pelatihan dan pembinaan yang intensif dengan berbagai konten Pelatihan dan Workshop yang disediakan oleh CLTC.

Previous Post

The bedding was hardly able

Next Post

11 Tips to Help You Get New

Recent Posts

s1.jpg
Ini Pentingnya Mengembangkan K...
08 Apr 2022
s1.jpg
Interview Kerja Sering Gagal? ...
25 Mar 2022
s1.jpg
Bagaimana Cara Meningkatkan Ke...
21 Mar 2022
s1.jpg
Top 10 Tips Untuk Presentasi Y...
10 Mar 2022
s1.jpg
Tips Sukses Memulai Bisnis Ber...
25 Feb 2022

Related Workshop